Ficheros maestros Factucit

Esta es una de las tareas más laboriosas del proceso de carga de datos de la aplicación, ya
que dependiendo del orden y clasificación de los datos que introduzca, obtendrá posteriormente resultados satisfactorios en sus consultas. A continuación hacemos una relación de ficheros de los cuales vamos a describir su funcionamiento:

 

Categorías de artículos - / - Clases de artículos -/ - Cobradores - / - Códigos UN - / - Envases - / - Estados de pedidos a Proveedores - / - Familias de artículos - / - Formas de pago - / - Formas de presentación - / - Grupos de productos - / - Marcas - / - Modos de cobro - / - Monedas - / - Países - / - Proveedores/Acreedores - / - Raíces de artículos - / - Raíces de Familias - / - Representantes - / - Series de pedidos a Proveedores - / - Tabla comisión Artículos/Representantes - / - Tipos de Cliente - / - Transportistas

Categorías de artículos

Permite crear una agrupación de artículos llamada Categoría. En ocasiones este campo se utiliza para almacenar la Temporada de los artículos, como por ejemplo en tiendas de ropa.

Campo [Código].- Alfanumérico de 4 caracteres.

Campo [Descripción].- Descripción detallada de la categoría.

Clases de artículos

Permite crear subdivisiones dentro de un Grupo de Productos. Este es un nivel inferior al Grupo de Productos, por lo que deberá estar creado el grupo antes de dar de alta la clase.

Campo [Código].- Alfanumérico de 4 caracteres.

Campo [Descripción].- Descripción detallada de la categoría.

Cobradores

Formulario para introducir los correspondientes cobradores a través de los cuales
recepcionamos los pagos de nuestros clientes.

Solapa [Datos Identificativos]

Permite introducir los datos identificativos del proveedor. Ver solapa de Datos identificativos en “Clientes. Mantenimiento”.

Solapa [Otros]

Determine en esta solapa si se trata de una entidad Bancaria, en cuyo caso deberá especificar
el CCC de su cuenta de abono, o si se trata de una entidad.

Estados de pedidos a proveedores

Permite crear estados o situaciones de pedidos a proveedores. Una posible forma es dar códigos de manera que se puedan ordenar posteriormente con sentido. Un ejemplo podría ser:

100 - Para preparar

200 - Para confirmar

300 - En espera

Así después, si queremos crear diferentes estados "para preparar", podrían todos empezar por 1. Por ejemplo:

110 - Lo prepara EMPLEADO A

120 - Lo prepara EMPLEADO B

130 - Lo prepara EMPLEADO C

De esta forma, para obtener una relación de los pedidos que están para preparar, bastaría filtrar desde el código 100 hasta el código 199.

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Descripción].- Introduzca la descripción de la serie.

Familias de artículos

Formulario mediante el cual podemos crear/modificar las familias en las que se agrupan los artículos de nuestra empresa. Dependiendo del nivel de programa que tenga instalado pueden variar algunos campos, pero todos los describimos a continuación:

[Código].-Es un campo alfanumérico de 3 caracteres. Conviene que estructure bien los caracteres de los códigos, ya que posteriormente facilitará realizar consultas sobre compras o ventas. En los informes podrá filtrar Desde/Hasta código o sustituir uno o varios caracteres.

[Nombre].- Descripción de la familia.

[C.Ventas].- Cuenta contable de ventas en la que se asentarán las ventas facturadas.

[C.Compras].- Cuenta contable de compras en la que se asentarán las facturas de compra si se pasa su detalle en "Gestión de Entradas".

[% Descuentos genéricos].- Son descuentos a aplicar según el cliente y de carácter general para todos los artículos que deseemos y que pertenezcan a una misma familia. Se describirá más adelante en “Artículos. Mantenimiento (solapa Familia)”.[% Incremento precio compra] .- Si tiene activada la opción para calcular precios de venta a partir de precios de compra, estos porcentajes corresponden al incremento que se hace a cada una de las 9 tarifas.

 

Formas de pago

Si ha ejecutado Asistente para llenar datos de una empresa se habrán creado la mayoría de las formas de pago habituales (también formas de cobro), pero si necesita alguna más, vamos a describir qué significa cada uno de los campos.

[Código].- Corresponde a un código introducido por el operador. Cualquier código es bueno.

[Cantidad de vencimientos].- Corresponde a “en cuantas veces” se va a pagar la factura.

[Días hasta el primer vencimiento].- Son los días que han de pasar hasta efectuar el primer pago de la factura.

[Fecha de referencia].- Fecha a partir de la cual se comienza a contar. Puede ser desde la fecha de factura, desde la fecha del albarán más reciente o desde la fecha del albarán más antiguo.

Cálculo de vencimientos:

[Días entre vencimientos].- Corresponde a los días que van a pasar entre el primer y el segundo pago, entre el segundo y el tercer pago, y así sucesivamente.

[Vencimientos a final de mes].- Sea cual sea el día del mes en el que se ha calculado un vencimiento, se fijará el día de final de mes como día de pago (teniendo en cuenta que los meses tienen 30, 31, 28 ó 29 días).

[Mismo día del mes que el primer vencimiento].- Una vez calculado el día del mes, al siguiente mes será el mismo día (ejemplo 25 de enero, 25 febrero, 25 marzo...). Si el primer vencimiento cae en día 31 y los meses siguientes no tienen ese día, el vencimiento se irá aproximando al día anterior hasta encontrar día existente. Por ejemplo si primer vencimiento cae en 31 de enero, los siguientes serían 28 de febrero (ó 29) y 31 de marzo.

[Tipo].- Este campo atiende al tratamiento que va a tener la forma de pago. Consultar el fichero Modos de cobro para más información.

[Giro bancario].- Se utiliza en Factucit N2 para identificar las formas de pago de las que se tiene que emitir giro.

Grupos de descuento

Los grupos de descuento se utilizan en relación con los artículos y los tipos de clientes para asignar descuentos según categorías.

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Nombre].- Descripción del grupo de descuento.

 

Grupos de productos

Permite crear una subdivisión de una familia de artículos llamada Grupo. Éste es un nivel inferior de la familia de artículos, por lo que deberá estar creada ésta antes de dar de alta grupos de productos.

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Nombre].- Descripción detallada del grupo.

Campo [Familia].- Seleccione la familia a la que pertenece el grupo.

 

Marcas de artículos

Este fichero almacena la relación de marcas comerciales de artículos. Posteriormente, en diversos puntos del programa se permite obtener consultas y búsquedas filtrando por esta característica.

Campo [Código].- Alfanumérico de 10 caracteres.

Campo Descripción.-

Modos de cobro

Basicamente, todas las formas de cobro y pago las vamos a basar en 4 modos de realizar el trámite. Estos serían:

EFECTIVO.- Se cobra en efectivo y va contra la cuenta de caja.

CHEQUE.- Se recibe un documento que se puede cobrar en el banco en efectivo o ingresar en una cuenta.

RECIBO.- Emitimos un documento para cobrar en la cuenta bancaria de un cliente

PAGARÉ.- Recibimos un documento del que podemos anticipar o no su importe antes del vencimiento.

LETRA .- No utilizar. Se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores. Funciona como el recibo.

En este apartado de la aplicación podemos dar nombres particulares a estos modos de cobro y asignarles la forma en la que trabajan según la lista anterior.

 

Monedas

Este fichero permite crear diferentes monedas para la realización de facturas, especificando la conversión a euros de todas ellas. Los campos que contiene son:

[Código].- Alfanumérico de 3 caracteres

[Abreviatura].- Modo abreviado que simboliza la moneda (Ej. EUR)

[Descripción].- Nombre identificativo de la moneda

[Máscara E].- Máscara de entrada de datos. Formato que adoptará un campo de datos cuando se pida la moneda. Los 9 son números, la coma son miles y los puntos los decimales.

[Máscara S].- Máscara de salida de datos. Formato que adoptará un campo de datos cuando se muestre su contenido. Los 9 son números, la coma son miles y los puntos los decimales.

[Decimales en los precios].-
Mediante este campo se puede definir la cantidad de
decimales que se utilizan en los precios de artículos para cada moneda. El Mantenimiento de
albaranes utilizará la cantidad de decimales de la moneda con la que se ha elaborado el
albarán. En el Mantenimiento de artículos se utilizará los decimales de la moneda de la
empresa.

[Decimales redondeo albaranes].- Establece con qué precisión decimal se calculan
los importes de las líneas de albarán.

[Decimales redondeo facturas].- Establece la precisión con la que se calculan las
bases imponibles, IVA, etc. En las facturas.

El recuadro detalle que aparece muestra los cambios de moneda respecto al euro generalmente. El funcionamiento es el siguiente: con el botón añadir crea una nueva línea que indicará a partir de qué fecha el cambio que corresponde.

Países

Permite almacenar los países. En el Llenado de datos de un ejercicio, se crean todos los países
de la CEE. No obstante si desea dar de alta alguno nuevo, lo puede hacer a través de esta
opción.

Proveedores / Acreedores

Formulario a través del cual registraremos los proveedores o acreedores de nuestra empresa.

Debe tenerse en cuenta que el código del proveedor o acreedor será el mismo que tendrá contablemente. Recordamos que los proveedores comienzan con 400 y los acreedores por 410. Sería conveniente que en Factucit solamente almacenara códigos de proveedores, que son los que suministran mercaderías, así los acreedores los dejaríamos codificados únicamente en contabilidad, sin por ello ser necesario registrar los albaranes de acreedores en Factucit.

Solapa [Datos Identificativos].- Permite introducir los datos identificativos del proveedor. Ver
solapa de Datos identificativos en [Clientes. Mantenimiento].

Solapa [Formatos].- Permite establecer el formato de pedidos a proveedores si es que tiene uno
específico.

Solapa [Archivos].- Permite vincular archivos realizados con otras aplicaciones y que están
relacionados con el proveedor en cuestión.

Solapa [Observaciones].- Permite añadir anotaciones acerca del proveedor.

Botón [Imprimir].- Permite imprimir tanto los datos identificativos como las observaciones de la
ficha del proveedor activo.

 

Representantes

Registrar los datos de los representantes (vendedores o responsables) de la empresa. No es un
datos obligatorio dentro de la creación de albaranes.

[Tipo Representante/Comisión].- Situado en la solapa [Consumos], corresponde a la
clasificación de comisión asignada, tal y como se describía anteriormente en la explicación de
funcionamiento de la Tabla de Comisiones Artículos/Representantes.

 

Raíces de artículos

Permite crear “principios de código” de artículos para posteriormente numerar
correlativamente. Se utiliza para que el programa sugiera códigos de artículo.
Supongamos que deseamos crear artículos cuyos códigos sean:

TRAB0001

TRAB0002

TRAB0003

TRAB0004

como puede apreciarse, hay una raíz en el código que es TRAB, y posteriormente se numeran
automáticamente con 4 dígitos los códigos. Con estos datos, los valores de los campos de
este formulario serían:

Campo [Código].- Tendría el valor TRAB.

Campo [Descripción].- Una forma de nombrar esta raíz, por ejemplo “Trabajos realizados”.

Campo [Completar con].- Tendría el valor 4.

Posteriormente, en el Mantenimiento de artículos, habilitando el botón Avanzadas , se puede
elegir una raíz en el campo Utilizar raíz de artículo, y pulsando la combinación de teclas
{Control+Intro} en el campo Código, nos dará nuevos números de código.

Raíces de familias

Este fichero "da nombre" a los principios de código de las familias de artículos. Así, por ejemplo, si tiene varias familias que comienzan por el código 1 (100, 110, 125, 142...), podría dar de alta una raíz de familia que determinara que todas las familias de artículos que comienzan por 1 son un tipo de producto (ejemplo ropa de caballero).

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Nombre].- Descripción del grupo de descuento.

Series de pedidos a proveedores

Permite crear series o contadores de pedidos a proveedores. Una posible forma de dar códigos es poniendo la terminación del año en el código, por ejemplo 07A, 07B, 07C..., así al siguiente año, las series serán diferentes.

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Descripción].- Introduzca la descripción de la serie.

Casilla [Imprimir].- Actívela para seleccionar un ámbito de códigos a imprimir.

 

Tabla de comisión Artículos / Representantes

Esta tabla se elabora de forma similar a la Tabla relación de tipos de IVA Artículos/Clientes,
pero es más sencilla de construir, ya que en la intersección de la tabla se introduce
directamente el porcentaje de comisión que ha de llevarse el representante. Este porcentaje se
aplicará sobre el neto facturado, no sobre el precio del artículo.

Por omisión, cuando entramos en esta ventana, los datos que se muestran están en "modo consulta", por lo que es necesario desactivar la casilla [Consulta] para cambiar cualquier valor.

El funcionamiento es muy simple. Los artículos están clasificados en 10 categorías identificadas de la A a la J, esta categoría se establece en el campo [Comisión] de la solapa [Contab.] del [Mantenimiento de artículos]. Por otra parte, los representantes están clasificados también en 10 categorías enumeradas del 0 al 9. El sistema trata de que cuando se cree una línea de venta en albaranes, el programa buscará el la categoría del artículo vendido y el representante que realiza el albarán y localizará en la tabla el porcentaje de comisión que deberá aplicar.

 

Tipos de cliente

Este fichero se utiliza combinado con Clientes, Artículos, Familias de Artículos y Grupos de descuento para obtener el descuento a aplicar a un cliente .

Campo [Código].- Alfanumérico de 3 caracteres.

Campo [Nombre].- Descripción del grupo de descuento.

 

Tansportistas

De características similares a cualquier mantenimiento. En la solapa [Datos Personales] se almacenará los datos fiscales del transportista, y en la solapa [Vehículos] podrá grabarse vehículos habituales de dicha compañía de trasporte. Estos datos podrán ser capturados en diversos lugares del programa, como por ejemplo el [Mantenimiento de albaranes].

Si desea realizar precálculos del coste de transporte de mercancías en el Mantenimiento de Ofertas o de Albaranes, consulte también el apartado [Tarifas] en el [Menú Transportistas].